Registres des formalités

Les formalités des entreprises nécessitent la tenue de registres légaux. Pour être en règle avec l’administration fiscale et l’inspection du travail. En effet la loi impose à toute société de tenir à jour ces registres afin qu’ils obtiennent une cote et paraphe auprès du Tribunal de Commerce du département où se trouve le siège de l’entreprise. La tenue de ces registre est obligatoire à partir du moment où la société est créée.

Registres juridiques

Toute décision prise par l'associé unique en lieu et place de l'assemblée ou toutes les délibérations de l’assemblée des associés, du conseil d’administration ou du conseil de surveillance sont constatées par des procès-verbaux établis sur des registres spéciaux.Ces registres sont tenus au siège social de la société et sont cotés et paraphés soit par un juge du tribunal de commerce, soit par un juge du tribunal d'instance, soit par le maire de la commune du siège social ou un adjoint au maire, dans la forme ordinaire et sans frais.Toutefois, les procès-verbaux peuvent être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité, paraphées dans les conditions mentionnées ci-dessus et revêtues du sceau de l'autorité qui les a paraphées.Dès qu'une feuille a été remplie, même partiellement, elle est jointe à celles précédemment utilisées. Toute addition, suppression, substitution ou interversion de feuilles est interdite.En cas de consultation écrite, il en est fait mention dans le procès-verbal, auquel est annexée la réponse de chaque associé.Le défaut de tenue des registres sociaux entraîne des sanctions pour les représentants légaux de la société.

Registres sociaux

Les sociétés et les entreprises individuelles ont l’obligation de tenir et de conserver certains registres relatifs au personnel dès l’embauche du 1^er employé. Les principaux registres du personnel sont :      

• Registre unique du personnel
• Registre des accidents du travail
• Registre des contrôles médicaux
• Registre des contrôles de sécurité
• Document unique d'évaluation des risques
• Registre des vaccinations

Papeterie comptable

Les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans (voir la fiche : les délais de conservation des documents commerciaux ) . Le délai court à partir de la date de la dernière inscription sur le livre et ne peut être ni interrompu, ni suspendu. Les livres obligatoires doivent être conservés sous leur forme originale.

EURL : Registre des décisions de l'associé unique
(article L. 223-31 alinéa 3 du Code de commerce)
Chaque décision prise par l'associé unique en lieu et place de l'assemblée est consignée par l'associé unique sur le registre. (article R. 223-26 du Code de commerce). Aucun texte ne précise les mentions à y porter. Le faux et l'usage de faux sont punis de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende (article 441-1 du Code pénal).

SARL : Registre des procès-verbaux d'assemblées d'associés
(article R. 223-24 du Code de commerce).
Chaque procès -verbal indique la date et le lieu de réunion, les noms, prénoms et qualité du président de séance, les noms et prénoms des associés présents ou représentés avec l'indication du nombre de parts sociales détenues par chacun, les documents et rapports soumis à l'assemblée, un résumé des débats, le texte des résolutions mises aux voix et le résultat des votes.
En cas de consultation écrite, il en est fait mention dans le procès-verbal, auquel est annexé la réponse de chaque associé.
Les procès-verbaux sont établis et signés par le(s) gérant(s) et, le cas échéant, par le président de séance (article R. 223-24 du Code de commerce). Le faux et l'usage de faux sont punis de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende (article 441-1 du Code pénal).

SA : Registre des procès-verbaux d'assemblées d'actionnaires
(article R. 225-24 du Code de commerce)
Le procès-verbal indique la date et le lieu de réunion, le mode de convocation, l'ordre du jour, la composition du bureau, le nombre d'actions participant au vote et le quorum atteint, les documents et rapports soumis à l'assemblée, un résumé des débats, le texte des résolutions mises aux voix et le résultat des votes. Il est signé par les membres du bureau (article R. 225-24 du Code de commerce).
Le défaut d'établissement ou l'oubli d'une mention est passible d'une amende de 3 750 euros (article L. 242-15 3° du Code de commerce).
Le faux et l'usage de faux sont punis de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende (article 441-1 du Code pénal).

SA (suite) : Registre des délibérations du conseil d'administration
(article R. 225-22 du Code de commerce).
Le procès-verbal de la séance indique le nom des administrateurs présents, réputés présents au sens de l'article L. 225-37 du Code de commerce, excusés ou absents. Il est fait état de la présence ou de l'absence des personnes convoquées à la réunion du conseil d'administration, en vertu d'une disposition légale, et de la présence de toute autre personne ayant assisté à tout ou partie de la réunion. Le procès-verbal est revêtu de la signature du président de séance et d'au moins un administrateur. En cas d'empêchement du président de séance, il est signé par deux administrateurs au moins (article R. 223-22 du Code de commerce). Le défaut d'établissement est sanctionné par la nullité des délibérations (article L. 235-14 du Code de commerce). Le faux et l'usage de faux sont punis de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende (article 441-1 du Code pénal).

SA (suite) : Registre de présence des administrateurs
(article R. 225-20 du Code de commerce).
Un registre de présence doit être signé par les administrateurs participant à chaque séance du conseil et qui doit mentionner, le cas échéant, le nom des administrateurs ayant participé aux délibérations par des moyens de visioconférence ou par d'autres moyens de télécommunication (article R. 225-20 du Code de commerce). Le faux et l'usage de faux sont punis de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende (article 441-1 du Code pénal).

SA (suite) : Registre des délibérations du conseil de surveillance
(article R. 225-49 du Code de commerce)
Le procès-verbal de la séance indique le nom des membres du conseil de surveillance présents, réputés présents au sens de l'article L. 225-82 du Code de commerce, excusés ou absents. Il est fait état de la présence ou de l'absence des personnes convoquées à la réunion du conseil, en vertu d'une disposition légale, et de la présence de toute autre personne ayant assisté à tout ou partie de la réunion. Le procès-verbal est revêtu de la signature du président de séance et d'au moins un membre du conseil de surveillance. En cas d'empêchement du président de séance, il est signé par deux membres du conseil au moins (article R. 225-50 du Code de commerce). Le défaut d'établissement est sanctionné par la nullité des délibérations (article L. 235-14 du Code de commerce). Le faux et l'usage de faux sont punis de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende.

SA (suite) : Registre de présence des membres du conseil de surveillance
(article R. 225-47 du Code de commerce)
Un registre de présence doit être tenu et signé par les membres du conseil de surveillance participant à la séance du conseil. Ce registre mentionne, le cas échéant, le nom des membres du conseil de surveillance ayant participé aux délibérations par des moyens de visioconférence ou par d'autres moyens de télécommunication (article R. 225-47 du Code de commerce). Le faux et l'usage de faux sont punis de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende (article 441-1 du Code pénal).

SA (suite) : Registre des mouvements de titres
Le registre doit comporter les indications suivantes : la date de l'opération, les nom, prénom(s) et domicile ou la dénomination sociale et le siège du titulaire, ainsi que son numéro d'identification, le nombre de titres faisant l'objet du mouvement, la nature du mouvement, le nom ou la dénomination sociale du bénéficiaire des titres. Le défaut de tenue de ce document ne donne lieu à aucune sanction.

SAS : Registre des procès-verbaux d'assemblées d'associés
Attention : aucun texte légal ou réglementaire n'impose la tenue d'un registre des procès-verbaux dans les SAS. En conséquence, les dispositions de l'article R. 225-106 du Code de commerce précité relatives aux sociétés par actions devraient trouver à s'appliquer.

SASU : Registre des décisions de l'associé unique
(article L. 227-9 du Code de commerce). Les décisions de l'associé unique doivent être répertoriées dans un registre. Aucun texte ne précise les mentions à y porter. La cote et le paraphe ne sont pas obligatoires mais fortement recommandés afin que soit reconnue une valeur probante au document. Le défaut de tenue du registre n'est pas sanctionné pénalement mais peut entraîner l'annulation, à la demande de tout intéressé, des décisions prises par l'associé.