Quels sont les registres obligatoires pour créer sa société ?

Les registres obligatoires représentent en quelque sorte la mémoire vive de l’entreprise : mouvements de capital, changements de personnel ou petits incidents sans gravité y sont répertoriés et permettent de retracer la vie de la société. Par ailleurs, ces registres revêtent un caractère obligatoire, au même titre que l’immatriculation et autres formalités. Si un registre obligatoire fait défaut lors d’un contrôle de l’inspection du travail, la sanction financière peut tomber. De manière plus générale, il est toujours utile de disposer de ces registres obligatoires pour avoir la meilleure lisibilité de l’activité passée de l’entreprise. Lors d’une valorisation, ou d’une cession, les registres obligatoires offrent davantage de transparence et une photographie plus complète que les seuls bilans comptables. Zoom sur les registres obligatoires pour créer sa société.

Les registres relatifs à la gouvernance de l’entreprise

Bien sûr, il existe d’abord une obligation générale de conserver les documents comptables de l’entreprise une décennie. Mais il existe aussi des registres obligatoires qui permettent de consigner les éléments importants qui concernent la gouvernance de l’entreprise. Ainsi, le registre des décisions, ou encore registre des assemblées générales, permet de retrouver l’ensemble des décisions prises par les associés ou actionnaires. Ce registre obligatoire compile notamment l’intégralité des procès-verbaux rédigés lors des assemblées générales ordinaires comme extraordinaires. Pour les entreprises unipersonnelles (comme les SASU ou les EURL), la même obligation existe de tenir un registre des décisions unipersonnelles. Autre registre important et obligatoire en matière de gouvernance: le registre des mouvements de titres. Cessions, apports ou donations de titres doivent y figurer, et on comprend combien cela aide à connaître, en toute transparence, par quelles mains est passée l’entreprise. C’est aussi l’objet du registre des bénéficiaires effectifs, qui concerne depuis 2017 (dans un souci de lutte contre le terrorisme et le blanchiment qui l’alimente), toutes les personnes morales ou physiques qui détiennent directement ou indirectement un quart des titres.

Les registres relatifs au personnel et à la sécurité de l’entreprise

Certains registres sont obligatoires dès le premier salarié, comme le registre unique du personnel. D’autres, comme le registre des délégués du personnels, vise à enregistrer les échanges entre les représentants du personnel et la direction de l’entreprise. Enfin, sur les horaires de travail, le registre du travail dominical permet à l’inspection du travail de vérifier le respect des obligations légales et réglementaires en la matière.

Plus généralement, d’autres registres constituent une radiographie de la sécurité dans l’entreprise. C’est le cas bien sûr du registre des contrôles de sécurité (sur les machines-outils, etc), mais aussi du registre des accidents bénins, qui recense les incidents sans conséquences (ni soins, ni arrêts de travail, notamment). Certains documents doivent être actualisés annuellement, comme le DUERP ou Document unique d’évaluation des risques professionnels. Tenir à jour ces registres représente une charge significative de travail pour l’entrepreneur mais c’est une obligation à ne pas négliger. Il faudra aussi compter avec les registres propres à chaque profession réglementée. A tenir, là encore, avec diligence, pour éviter sanctions financières et complications inutiles.